Databehandleraftale for virksomheder
En databehandleraftale er et lovkrav, når en virksomhed overlader behandling af personoplysninger til en ekstern part. Jeg udarbejder skræddersyede databehandleraftaler, som lever op til databeskyttelsesforordningen (GDPR) og samtidig tager højde for din virksomheds konkrete behov.
Juridisk ramme og funktion
En databehandleraftale er en kontrakt mellem en dataansvarlig og en databehandler. Den fastlægger, hvordan personoplysninger må behandles. Den fungerer samtidig som dokumentation over for kunder, myndigheder og samarbejdspartnere på, at reglerne bliver overholdt.
En korrekt udformet aftale beskriver blandt andet:
- Rettigheder og forpligtelser mellem parterne
- Instruksens omfang og behandlingssikkerhed
- Brug af underdatabehandlere
- Sletning og tilbagelevering af data
- Ret til revision og tilsyn
En sådan aftale skaber klarhed og forebygger tvister, bøder og brud på GDPR.
Typiske udfordringer i praksis
Mange databehandlere undlader at oplyse, hvilke underdatabehandlere de anvender, eksempelvis cloudløsninger eller databaser med adgang for tredjeparter. Det kan skabe alvorlige juridiske konsekvenser. En grundig databehandleraftale reducerer risikoen for brud og misbrug og sikrer tryghed for alle parter.
Fælles dataansvar og alternative aftaler
Det er ikke altid, der foreligger et klassisk forhold mellem dataansvarlig og databehandler. Hvis to eller flere virksomheder behandler de samme oplysninger til forskellige formål, er der tale om fælles dataansvar, som kræver en særskilt aftale.
I andre tilfælde fungerer parterne som selvstændige dataansvarlige. Her kan det være tilstrækkeligt med en almindelig samarbejdsaftale frem for en databehandleraftale.
Fordele ved en korrekt databehandleraftale
En skræddersyet aftale sikrer, at din virksomhed:
- Overholder GDPR og dokumenterer det overfor myndigheder
- Undgår risiko for bøder på op til 4 % af omsætningen
- Skaber tryghed for kunder og samarbejdspartnere
- Fordeler opgaver og ansvar klart mellem parterne
- Minimerer risikoen for databrud, hacking og uautoriseret adgang
Sammenhæng med øvrige GDPR-dokumenter
En databehandleraftale bør indgå i en samlet struktur af databeskyttelsesdokumenter. Den bør koordineres med en intern datapolitik, et regelsæt om fælles dataansvar, en IT-sikkerhedspolitik, procedurer for samtykke samt beredskabsplaner ved databrud. Mange virksomheder har også brug for en konsekvensanalyse og en opdateret fortegnelse over behandlingsaktiviteter.
Når dokumenterne er afstemt med hinanden, styrkes virksomhedens samlede GDPR-compliance markant.
Professionel rådgivning om databehandleraftale
Jeg udarbejder databehandleraftaler, der ikke blot lever op til lovens krav, men også tager højde for virksomhedens praktiske forhold. Har du brug for juridisk rådgivning om databehandleraftale eller andre GDPR-relaterede dokumenter, er du velkommen til at kontakte mig.
